プレスリリースの手続きについて

広報戦略室からの情報発信の方法としては、FAXで情報を送るプレスリリースをはじめ、記者を集めての記者会見などを行うことができます。
広報戦略室での研究成果に係る情報発信の流れを以下の通りご案内いたします。積極的にご活用いただければ幸いです。

本学所属教員が主となって発表する論文を公表する場合

1.原稿の作成

様式にプレスリリース原稿を作成いただき、広報戦略室へお送りいただいております。
作成頂きました原稿は、以下2つのメールアドレスにご提出ください。
様式は プレスリリースの活用について (学内専用)にございます。広報戦略室までご連絡頂ければ、同じものをお送りしますので、お申し付けください。

URA推進室 ura@jimu.kumamoto-u.ac.jp
広報戦略室 sos-koho@jimu.kumamoto-u.ac.jp

お送りいただいた原稿については、研究推進課の研究コーディネーター(URA)から添削を受け、より一般向けにわかりやすくする取組をしております。

原稿作成のポイント

・わかりやすく、簡潔にご説明をお願いします
→タイトルを工夫すると、より効果的です
→例:「世界初!○○を発見!」「○○の治療に光」「○○は△△と判明」等
→通常の記事ですと、12文字~15文字以内でタイトルがつきます
→ページ数が多いものよりも、1~2枚で説明できるほうが効果的です

・図や写真を数点用意し、効果的にご利用下さい
→新聞記事で使われるような、わかりやすいものが最も効果的です

・わかりにくい単語は、補足説明を入れて下さい
→ただし、あまりにも注釈が多い原稿は敬遠されます。
本文も注釈も、なるべくわかりやすい文言でご記載ください。

参考

ご参考までに、過去のプレスリリース原稿については熊本大学ウェブサイトの以下に掲載しております。

2.解禁日時の確認

(1)本学広報から報道機関への情報提供の解禁日時
(2)報道機関から一般への情報解禁日時(Embargo)
について、 出版元にご確認頂き 、広報までお知らせください。

ご連絡頂いたタイミングで掲載日・解禁日が未定の場合は、わかり次第お知らせください。確認がとれない場合、論文掲載後のリリースとなりますが、ニュース性が低くなり、取り上げられにくくなります。

(1)については、自由に情報提供可能なものから、論文掲載まで公開が禁じられているものまで、掲載誌によって多岐に渡ります。
(2)については多くの場合、論文掲載日時になります。

3.共同リリースの確認

共同研究者等本学以外の機関とも関係がある場合は本学からリリースする旨を関係機関へお知らせいただきますよう、お願い申し上げます。
先方が共同リリースを希望される場合、先方の広報担当者の連絡先をご確認頂き、広報戦略室までお知らせください。
リリース原稿及びリリース日時等については、研究者間で情報共有をお願いします。

  • 機関名及び担当係名
  • 担当者名
  • 電話番号
  • E-Mail

他機関の広報ご担当者さまへ(参考)

以下について、下記連絡先までご連絡ください。

  • 配信の可否
    リリース日に制限がある場合、リリースまで時間がかかる場合は、早急にご連絡頂きますよう、お願いします。
  • 貴学のコミュニケーションマーク(ロゴ)
    縦バージョンと横バージョン等、ロゴマークに複数の設定があるは、デザインの都合上、複数ご送付頂きますよう、お願いします。
  • 配信先
    貴機関の配信先をご教示ください。本学の配信先は「熊本県内報道機関」です。記者クラブ等は利用していません。

4.記者会見の設定

解禁日時が確定してから解禁までに時間がある場合で、一般の方の関心が高い内容等、ニュース性が高い内容については記者会見を行うことが可能です。
当日は広報戦略室から受付や司会等のお手伝いを行います。
記者会見を行う場合、以下のご準備をお願いします。

日時・場所の決定

(1)学内での記者会見
本部棟1階大会議室、特別会議室等が利用可能です。広報戦略室までご相談ください。会議室の予約は先着順のため、ご希望に添えない場合もございますので、ご了承ください。
部局の会議室等、普段使い慣れた場所で記者会見を行うことも可能です。会議室等をご予約の上、日時について広報戦略室までご相談ください。

(2)東京での記者会見
文部科学記者会等で記者会見を行うことも可能です。広報戦略室が文部科学記者会の幹事社と調整を行いますので、広報戦略室にご相談ください。
文部科学省で記者会見を行うには、事前に幹事社に記事を送り、了承を得る必要があります。公開された論文の記者会見は受け付けておりません。

発表者の決定

会場の前面にテーブルと机上札(名札)を用意します。1~3名程度で発表者と役割を決定し、記者会見の前日までに広報戦略室までお知らせください。陪席はお知らせ頂く必要はありません。
(例:「発表者」「質疑応答」「補足」)

資料の作成

(1)配付資料の作成
記者会見に来て頂いた報道機関の方に持ち帰って頂く資料の作成をお願いします。特に問題がない場合は発表資料と同一でも結構です。前日までに広報戦略室までデータでご提出ください。必要部数印刷して記者会見にお持ちします。

(2)発表資料の作成
パワーポイント等を利用し、効果的に発表を行うことが求められます。なお、発表中も報道機関が撮影を行いますので、著作権等にはご留意ください。

当日の注意事項

・記者会見の15分前迄を目処に会場にお越しください

・専門用語を避け、分かりやすい言葉でお話しください

・記者会見後、研究室や主に実験を行っている場所の撮影を依頼される場合があります。
ご都合により、可否を判断してください。

5.リリース

熊本県内の報道機関にリリースを行います。記者クラブ等は利用しておりません。
詳細な配布先については、 プレスリリースの活用について (学内専用)をご確認ください。

本学所属教員が共同研究者で、他機関が研究成果を公表する場合

1.原稿の作成

先方の様式に従い、リリース原稿の作成にご協力ください。共同リリースの場合、本学の様式で作成する必要はございません。
その後の原稿の修正・校正やリリースのタイミング等のご連絡については、研究代表者に一任されます。
必要であれば研究代表者にお尋ね頂くか、必要な情報を広報戦略室までお知らせください。
主となる機関によっては、広報担当を通じて校正を行う場合もあります。その際は御協力ください。

2.広報担当者の連絡先交換

先方から広報担当者連絡先を尋ねられた場合、以下の広報担当を伝えてください。担当者間での調整はこちらで行います。

【広報担当連絡先】
熊本大学 総務部 総務課 広報戦略室
TEL:096-342-3271
FAX:096-342-3007
E-Mail:sos-koho※jimu.kumamoto-u.ac.jp
(ウェブサイト上では迷惑メール防止のため、@を※に置き換えております。先方には、元のアドレスでご連絡ください)

3.他機関の広報ご担当者様へ(参考)

(1)本学から連絡するもの

  • 連絡先
    上記2. の連絡先をご利用ください。
  • 本学のコミュニケーションマーク(ロゴ)
    ※必要な場合、 上記2. の連絡先にメールにてご連絡ください
  • リリース先
    リリース先は「熊本県内報道機関」となります。特定の記者クラブ等は利用しておりません。
    また、文部科学省記者会や科学記者会へのリリースを本学から行う必要がある場合は、ご相談ください。

(2)貴機関からご連絡頂くもの

  • リリース原稿(案)
  • ご担当者様ご連絡先
  • 本学で関係する教職員名(共同著者)
  • リリース予定日(論文掲載予定日)
    ※まだ不明の場合、わかり次第のご連絡で結構です
    本学はご連絡から準備まで、通常1営業日程度要しますが、より速やかに対応することも可能です。ご相談ください。

4.リリース

本学が主となってリリースを行う場合と同様、熊本県内の報道機関にリリースを行います。記者クラブ等は利用しておりません。
配布先の記載が必要な場合は、「熊本県内報道機関」とご記載ください。

お問い合わせ
総務部総務課広報戦略室
TEL:096-342-3271
E-Mail:sos-koho※jimu.kumamoto-u.ac.jp
(迷惑メール防止のため、@を※に置き換えております)